En mi primer día de trabajo me senté en mi escritorio, saludé a mis nuevos compañeros y tuve una breve intro de mi vecino de puesto explicándome cosas de la empresa. Un par de reuniones con los gerentes y un almuerzo con varios de mis compañeros donde intenté capturar nombres y sobre todo mapear quien era quien.

Una empresa con solo 50 personas que para un recién llegado parecen demasiadas. Logré aprenderme un par de nombres y comprendí en parte como se distribuía la compañía.

El nombre de las áreas y los roles, salvo el de los vendedores, me parecía un poco extraño. Incluso con el tiempo me di cuenta que incluso los vendedores eran en verdad un área de servicio al cliente, y los verdaderos vendedores convivían en un área que se llamaba promoción.

Para que hablar de la información. Cada uno tenía que crear su propia base de conocimiento, muchas veces en carpetas físicas y lo peor de todo era que ni siquiera sabía bien los nombres de las personas que lo generaban como para preguntarles, y menos aún “saber lo que sabían”. 

¿A quién le tendré que preguntar eso? ¿Qué área maneja tal o cual tema? ¿Cuál es el anexo de tal persona? ¿Y es esa en verdad la persona con que necesito hablar? ¿Cómo debo agendarle reuniones a alguien del equipo? ¿Si no se algo a quién le pregunto? ¿Con quién hablamos en tal o cual departamento? ¿Tienes su mail que me compartas?

Estaba lleno de preguntas, y me acuerdo que en algunas de las reuniones que tenía con los gerentes me preguntaban como iba adaptándome. Automáticamente respondía que muy bien, pero la verdad es que la curva de aprendizaje era durísima y tenía la suerte de estar sentado con un vecino que se tomaba el tiempo para ir enseñándome todo. Pero cuanto tiempo ineficiente y caro utilizamos los dos.

Pasa hasta en las mejores familias

Esta realidad puede parecer muy propia de una Pyme, pero según estudios, las grandes empresas enfrentan esta misma problemática. Según un estudio hecho por McKinsey, las compañías “500 fortune” gastan más de 31.5 billones de USD al año intentando que el conocimiento fluya de forma más eficiente y que sea más accesible.

Otros estudios muestran que los trabajadores gastan cerca del 30% de su tiempo recreando conocimiento que alguien ya había desarrollado previamente en la compañía (pero que nadie sabe). Y aún más duro es el indicador que muestra que el 60% de los trabajadores encuentran díficil, muy difícil o casi imposible obtener información vital para ejercer su rol.

Y si esto lo damos vuelta, nos encontramos que el 85% de los trabajadores considera que preservar y compartir conocimiento único en una compañía es crítico para incrementar la productividad.

No es extraño entonces que Lew Platt cuando era CEO de Hewlett Packard haya dicho :

“Si HP supiera todo lo que HP sabe, seríamos tres veces más productivos”.

Lew Platt – HP

El verdadero problema es que ya es difícil acceder a la información, más aún lo es acceder al conocimiento. A ese conocimiento tácito que está en el cerebro de cada uno de nosotros y no necesariamente en información escrita. No hablamos de ese conocimiento explícito, hablamos de ese know how que es difícil decodificar y que muchas veces se va con las personas que lo poseen y no fluye dentro de una compañía.

Imaginen todo esto con trabajo remoto

Hace cerca de 4 años trabajo 100% remoto. Pero previamente conocí a todas las personas de forma presencial. ¿Se imaginan entrar a una gran empresa, donde ocurre exactamente lo que me pasó a mi en mi primer trabajo, pero sin siquiera tener esos almuerzos para poder entender las dinámicas?

Todos quienes trabajamos en esta modalidad, entendemos la importancia de comunicar. Y comunicar todo el tiempo. Es la forma que se construye cultura y se genera una comunidad. El visibilizar a los otros a través de la conversación, nos va permitiendo conocerlos y generar lazos. Y empezar a “saber lo que saben”. Pero sigue siendo un desafío duro. ¿Cómo aprenderme los nombres y las caras? ¿Cómo conocer a los de otros departamentos si no estoy interactuando permanentemente con ellos?

Algunos aprendizajes que hemos tenido con el flujo de conocimiento de Consultok

Consultok es una red de expertos de primer nivel, disponibles en un directorio online con sus respectivos perfiles con su backround, conocimiento y experiencia. Y por supuesto, también sus nombres y sus fotos.

La gracia es que cualquier persona puede ingresar a Consultok y filtrar por tipo de conocimiento, experiencia laboral, nombre y muchos atributos que se contienen en los perfiles. De esa forma, encontrar a un experto que sabe algo que yo no se, y enviarle una pregunta que posteriormente es respondida a través de videomensajes personalizados que llegan al celular de quien pregunta. 

Sin darnos cuenta, en Consultok empezamos a decodificar el conocimiento de los expertos a través de sus perfiles y de las mismas respuestas que ellos iban dando. Y mientras más preguntas recibían, más entendíamos las carencias de conocimiento que existían en quienes preguntaban, cuales eran las temáticas y expertos más solicitados, y los cruces de preguntas que hacían las mismas personas a diferentes expertos. Aún con muy poquita data, podemos visualizar lo potente que puede ser esto a gran escala, pero sobre todo lo interesante que podría ser si llevamos esto a las empresas.

Imagina trabajar en una empresa donde existe un directorio con todos los colaboradores, sus roles, su know how, cosas que les han preguntado previamente y también sus nombres y fotos. Si el viejo directorio telefónico se convirtiera en un listado vivo de relaciones para que los trabajadores puedan preguntar, chatear, mandarse correos, hacer llamadas o videollamadas internamente.

¿Qué pasaría si Consultok se convirtiera en el hub de conocimiento y comunicación entre los equipos? ¿Si a través de nuestra tecnología se pudiera potenciar la pertenencia, se aceleraran las inducciones de los equipos y se pudiera generar comunidad? ¿Y si eficientáramos el flujo de conocimiento y lleváramos indicadores generales para ver como las áreas y los profesionales interactúan?

Una finalidad social con muchas aplicaciones prácticas

Como comentaba en un post anterior (puedes verlo acá), Consultok nació con el sueño de celebrar el conocimiento y hacerlo fluir libre entre “cerebros”. Ayudar a emprendedores y profesionales golpeados por el covid que necesitaban los consejos de personas que tenían experiencia y know how. Pero con cada día que pasa se van visualizando oportunidades que analizamos con mucho interés. Y esta es una de ellas.

Y tú, ¿cómo resuelves las ineficiencias para que el conocimiento fluya dentro de tu empresa?

POST QUE SE ENMARCA EN EXPERIMENTO DE 50 DÍAS

Este artículo se enmarca dentro de un experimento de 50 días que busca implementar un pequeño life hack de mejoras marginales en el cuál escribiré 50 artículos, haré 5.000 abdominales y leeré 1.000 páginas de un libro en otro idioma. Puedes ver los detalles aquí.